SALES Berichten

Met het productbericht kunnen producenten uitgebreide productinformatie beschikbaar stellen aan klanten al dan niet via een datapool.

De SALES Standaard biedt leveranciers de mogelijkheid om artikelgegevens, die voorzien zijn van een wereldwijd unieke GTIN-code digitaal beschikbaar te stellen. U kunt deze artikelgegevens automatisch verwerken in uw database als de SALES Standaard wordt ondersteund. De artikelgegevens kunnen onder meer bevatten omschrijvingen, levertijden, omrekenfactoren naar andere eenheden, verpakkings- en logistieke informatie, brutoprijzen, afgesproken kortingen en een deeplink naar de productinformatie op de website van de leverancier. Dit geldt voor de jaarprijzen. Projectprijzen worden apart vastgelegd.

Het conditiebericht biedt leveranciers de mogelijkheid om in de artikel- en productbestanden alleen brutoprijzen mee te geven al of niet via een datapool. Met het conditiebericht kunnen bilateraal de prijsafspraken met de klant worden uitgewisseld gerelateerd aan de artikel en eventueel productgegevens.

De offerteaanvraag kan hiermee op gestructureerde wijze worden aangeboden aan de leverancier. Bij producten die geen vaste prijs kennen kan de offerteaanvraag worden gebruikt.

De offerte wordt gebruikt voor producten die geen vaste prijs kennen. De offerte kan worden bevestigd, waarmee de opdracht vast ligt.

Voor uw bedrijf is het aanmaken van een order belangrijk voor het vastleggen en de mogelijkheid om automatische controles te laten doen met orderbevestiging pakbon of factuur. Het verzenden in het formaat van de SALES Standaard biedt de leverancier de mogelijkheid om de order automatisch te verwerken.

De leverancier kan automatisch een orderbevestiging aanmaken en elektronisch verzenden, als de order akkoord is. De orderbevestiging wordt automatisch gematched met de order. Eventueel kan de leverancier aanvullingen en aanpassingen op de order doen en emballage en transportkosten toevoegen. Met de leverancier kan worden afgesproken dat hij altijd een digitale orderbevestiging stuurt ongeacht de wijze waarop de order geplaatst wordt: telefonisch, per fax, bij afhalen of via de web shop. Indien u geen order heeft vastgelegd kan deze simpel worden aangemaakt op basis van de orderbevestiging.

De elektronische pakbon bevestigt de aantallen die zijn geleverd, en kan worden vergeleken met de papieren pakbon. Eventuele correcties, die bij de goederenontvangst zijn geconstateerd, moeten handmatig worden doorgevoerd. Indien de chauffeur beschikt over een handcomputer kan de digitale pakbon worden verzonden na accordering. De digitale pakbon kan ook worden gebruikt bij het afhalen van materialen. Op basis van de pakbon kan eenvoudig een order worden gemaakt voor de automatische factuurcontrole.

De XML-factuur wordt ingelezen en automatisch gecontroleerd met de afgesproken prijzen en geleverde hoeveelheden. Het aantal fouten zal nihil zijn. Hoewel alle benodigde informatie in de boekhouding aanwezig is bestaat bij medewerkers vaak de behoefte om een echte factuur te zien. Dit kan door bijvoorbeeld naast de XML-factuur een pdf-factuur mee te laten sturen. SALES heeft regels vastgelegd hoe beide documenten naar elkaar verwijzen, zodat geen fouten ontstaan. Door gebruik van een factuurportal als Z-factuur kunnen alle facturen van alle leveranciers van binnen en buiten de bouw in het formaat van de SALES Standaard worden ontvangen.

Met dit bericht kunnen één of meerdere momenten voor uitvoering van een opdracht opgevraagd worden (planningsverzoek). Als antwoord op de vraag ontvangt de opdrachtgever een antwoord met daarin het berekende uitvoeringsmoment of -momenten (planningsreactie).

Door middel van de onderhoudsopdracht kan een vastgoedpartij (woningcorporatie/VVE) een opdracht naar een aannemer sturen.

Met dit bericht kan zowel de vastgoedpartij (woningcorporatie/VVE) als de aannemer de status van het onderhoud doorgeven.